La Asociación Americana de Protección de la Madera (AWPA) publica las normas que determinan cómo se trata la madera en todas las casas, terrazas y estructuras marítimas que se construyen en toda Norteamérica. Entre sus miembros hay fabricantes, contratistas, constructores e inspectores de obra que necesitan respuestas sobre el terreno y dependen de que las normas se puedan consultar al instante. El pequeño y muy ágil equipo de la AWPA tiene una gran responsabilidad: garantizar que las normas y la documentación técnica estén disponibles, actualizadas y se faciliten a tiempo.
Su reto es universal: ¿cómo se transforma una biblioteca tradicional en un producto digital moderno que genere ingresos, mejore la experiencia del usuario y proteja la propiedad intelectual sin agotar los recursos operativos internos?
¿Cambiar o no cambiar?
La AWPA ha tenido plataformas de suscripción digital. Funcionaban como suelen hacerlo las herramientas antiguas: técnicamente operativas, pero con una frustración latente. La búsqueda era engorrosa. La navegación resultaba pesada. Para los profesionales del sector que necesitaban localizar una norma concreta en plena inspección, esos pasos adicionales suponían un verdadero obstáculo y frenaban la productividad.
Para el equipo, la solución actual tampoco les facilitaba el trabajo. Cada ciclo de actualización traía consigo un montón de pequeñas tareas repetitivas que había que hacer a mano para mantener la Library coherente y actualizada, tiempo que ningún equipo podía permitirse perder.
La búsqueda de una solución mejor ya formaba parte de la hoja de ruta, partiendo de la idea de que la experiencia actual le estaba costando a la organización algo difícil de medir, pero imposible de ignorar: la implicación de los miembros, la adopción digital y la confianza en el propio producto. Plazo: un año.
Una plataforma diseñada para adaptarse a cómo trabaja la gente de verdad
La solución de Get More Brain adelantó la evaluación un año entero. La demostración respondió a la pregunta clave de inmediato: no enumerando funciones, sino demostrando que entendían de verdad cómo usan los profesionales de este sector una referencia de normas. En el terreno. Bajo presión de tiempo. A menudo con una mano en el dispositivo y la otra en el trabajo.
Había que transformar esa Library tan valiosa. Migrar un documento técnico de 700 páginas no es tan sencillo como subir un archivo.
Eso significaba reconstruir toda la estructura:
- Referencias cruzadas inteligentes: automatización de los enlaces entre normas relacionadas para que los usuarios puedan seguir al instante los hilos normativos.
- Integridad estructural dinámica: El proceso de digitalización detectó anomalías de formato que se habían pasado por alto en la impresión, lo que supuso una mejora inesperada en la precisión ya desde la fase de importación.
- Rápida puesta en el mercado: La plataforma se lanzó antes de lo previsto, lo que se tradujo en una satisfacción inmediata y cuantificable por parte de los usuarios.
El objetivo era crear un documento que se pareciera menos a un libro y más a una herramienta.
«Los socios que han tenido la oportunidad de entrar y usarlo con regularidad me han estado mandando correos para decirme lo bien que se ve, lo fácil que es y lo intuitivo que resulta usarlo.»
Nicole Butler, vicepresidenta ejecutiva de la AWPA
Lo que ofrece realmente la plataforma
Para los directores de SDO que se centran en los ingresos y la retención, la experiencia del usuario es una estrategia comercial. Si un producto digital es difícil de usar, su aceptación se desploma y las suscripciones corren el riesgo de ser canceladas.
Buscar en una referencia técnica de 700 páginas cuando estás bajo presión: la capacidad de búsqueda no es solo una función más. Es la función clave. La plataforma ofrece tres niveles de búsqueda: en toda la Library, dentro de documentos concretos y a través de una interfaz de chat con IA. Así que, cuando un miembro necesita una visión general o una cláusula específica, la respuesta aparece en segundos y se identifica rápidamente.
«Tu función de búsqueda es fenomenal. La gente necesita encontrar referencias muy específicas con mucha facilidad y, con ese único cuadro de búsqueda, solo tienes que escribir lo que necesitas y aparece al instante. »
Nicole Butler, vicepresidenta ejecutiva de la AWPA
La accesibilidad se ha diseñado teniendo en cuenta las realidades del trabajo de campo. La plataforma se adapta perfectamente a los dispositivos móviles y se reajusta automáticamente a cualquier pantalla, de modo que un inspector que utilice un iPad tenga la misma experiencia que alguien que trabaje desde un ordenador de sobremesa.
Se incluyó el uso sin conexión. En los sitios sin conexión, la descarga capítulo por capítulo permite acceder al contenido más importante sin necesidad de conexión.
Se ha mejorado la protección de la propiedad intelectual. A menudo, las organizaciones de servicios digitales (SDO) se preocupan por el robo de propiedad intelectual al pasar a la distribución digital. El contenido se transmite en streaming en lugar de almacenarse localmente, lo que protege la propiedad intelectual de la Library sin limitar cómo pueden utilizarlo los socios.
Personalización activada. Cada miembro puede personalizar su experiencia con diferentes herramientas que convierten un documento de referencia compartido en un documento de trabajo adaptado a la forma de pensar de cada uno.
Las normas están codificadas por colores para diferenciar los requisitos normativos de las recomendaciones, de modo que se pueda apreciar de un vistazo la importancia de cada cláusula. Las referencias cruzadas internas conectan directamente las normas relacionadas, con controles de acceso que respetan los límites de la suscripción.
Además de la función de búsqueda, la claridad visual de la plataforma nos llamó la atención. Una interfaz moderna y fácil de usar no es solo una cuestión estética, sino lo que hace que los miembros se queden en la plataforma el tiempo suficiente para encontrarle valor, y lo que convierte a los usuarios individuales en promotores que la recomiendan a sus compañeros. Funciones como los comentarios en línea y el uso compartido en grupo, una vez que los usuarios las descubren, añaden un nivel de colaboración que un libro físico simplemente no puede ofrecer. Las normas que antes se consultaban de forma aislada ahora se pueden debatir, anotar y compartir dentro de los equipos, lo que cambia la forma en que el conocimiento circula realmente por una organización.
«La forma en que está diseñada [la plataforma GMB], cómo se ve todo en la pantalla, hace que sea increíblemente fácil de usar para la gente. Y creo que nunca se insistirá lo suficiente en lo importante que es eso. Por ejemplo, si entras en una web como cualquier persona normal y te cuesta navegar por ella, o no puedes leer los artículos, o no llegas a donde quieres, vas a salir de la página. Vas a buscar otra cosa. »
Nicole Butler, vicepresidenta ejecutiva de la AWPA
La analítica se ha convertido en analítica empresarial
Uno de los mayores valores para los directivos de las SDO reside en los análisis detallados de la plataforma. La AWPA cuenta ahora con una plataforma que realiza un seguimiento de la interacción hasta el nivel de párrafo, lo que permite a los responsables saber exactamente a qué normas se accede, quién las consulta y durante cuánto tiempo. Esa visibilidad convierte una operación editorial en una herramienta de inteligencia que puede orientar cómo se redactan, priorizan y promocionan las normas en futuros ciclos. Así, los responsables de ventas, operaciones y comités pueden tomar decisiones basadas en datos sobre el desarrollo futuro de las normas, los niveles de precios y las estrategias promocionales.
Convertir el coste oculto en una vía de crecimiento
Cada año, la AWPA dedicaba un gran esfuerzo a garantizar que todas las normas se actualizaran para su uso en bibliotecas. Este proceso requería mucho tiempo y recursos. Ahora, ese tiempo se puede destinar a otras prioridades. La solución de GMB ayuda a toda la organización a atender mejor a sus miembros y a apoyar al equipo.
