L’American Wood Protection Association publie les normes qui régissent le traitement du bois utilisé dans chaque maison, terrasse et structure maritime construite en Amérique du Nord. Ses membres sont des fabricants, des entrepreneurs, des constructeurs et des inspecteurs de chantier qui ont besoin de réponses sur place et qui comptent sur la possibilité de trouver ces normes instantanément. Une immense responsabilité incombe à la petite équipe très réactive de l’AWPA : mettre à disposition des normes et de la documentation technique, les mettre à jour et les diffuser en temps opportun.
Le défi auquel ils sont confrontés est universel : comment transformer une Library existante en un produit numérique moderne, générateur de revenus, qui améliore l’expérience utilisateur et protège la propriété intellectuelle sans épuiser les ressources opérationnelles internes ?
Changer ou ne pas changer ?
L’AWPA disposait déjà de plateformes d’abonnement numériques. Elles fonctionnaient comme le font souvent les anciens outils : techniquement opérationnelles, mais source d’une frustration sourde. La recherche était fastidieuse. La navigation semblait laborieuse. Pour les professionnels de terrain qui devaient retrouver une norme spécifique en cours d’inspection, ces étapes supplémentaires constituaient un véritable frein et un obstacle à la productivité.
Pour l’équipe, la solution existante ne facilitait pas non plus son travail. Chaque cycle de mise à jour s’accompagnait d’une multitude de petites tâches répétitives qui devaient être effectuées manuellement afin de garantir la cohérence et l’actualité de la Library, ce qui représentait un temps que l’équipe ne pouvait se permettre de perdre.
La recherche d’une meilleure solution figurait déjà dans la feuille de route, fondée sur la prise de conscience que l’expérience actuelle coûtait à l’organisation quelque chose de difficile à mesurer mais impossible à ignorer : l’engagement des membres, l’adoption du numérique et la confiance dans le produit lui-même. Délai : un an.
Une plateforme conçue pour s’adapter à la manière dont les gens travaillent réellement
La solution proposée par Get More Brain a permis d’avancer l’évaluation d’une année entière. La démonstration a immédiatement répondu à la question centrale : non pas en énumérant les fonctionnalités, mais en faisant preuve d’une véritable compréhension de la manière dont les professionnels de ce secteur utilisent réellement un référentiel de normes. Sur le terrain. Sous la pression du temps. Souvent avec une main sur un appareil et l’autre sur leur travail.
Cette bibliothèque de grande valeur devait être transformée. La migration d’un document technique de 700 pages ne se résume pas à un simple téléchargement de fichier.
Cela impliquait de reconstruire l’ensemble de la structure :
- Références croisées intelligentes : automatisation des liens entre les normes connexes afin que les utilisateurs puissent suivre instantanément les fils conducteurs réglementaires.
- Intégrité structurelle dynamique : le processus de numérisation a permis de détecter des anomalies de mise en page qui avaient échappé à l’impression, ce qui a entraîné un gain de précision inattendu dès la phase d’acquisition.
- Mise sur le marché rapide : la plateforme a été lancée avant la date prévue, ce qui a permis d’obtenir une satisfaction immédiate et mesurable de la part des membres.
L’objectif était de créer un document qui s’apparente moins à un livre qu’à un outil.
« Les membres qui ont eu l’occasion de s’y rendre et de l’utiliser régulièrement m’ont envoyé des e-mails pour me dire à quel point il est bien conçu, à quel point il est simple et à quel point son utilisation est intuitive. »
Nicole Butler, vice-présidente exécutive de l’AWPA
Ce que la plateforme offre réellement
Pour les dirigeants de SDO qui se concentrent sur le chiffre d’affaires et la fidélisation, l’expérience utilisateur constitue une stratégie commerciale. Si un produit numérique est difficile à utiliser, son adoption chute et les abonnements risquent d’être résiliés.
Recherche d’un ouvrage de référence technique de 700 pages utilisé en situation de pression : la fonctionnalité de recherche n’est pas simplement une fonctionnalité parmi d’autres. C’est la fonctionnalité par excellence. La plateforme propose trois niveaux de recherche : dans l’ensemble de la Library, au sein de documents individuels et via une interface de chat alimentée par l’IA. Ainsi, lorsqu’un membre a besoin d’une vue d’ensemble ou d’une clause spécifique, la réponse s’affiche en quelques secondes et est rapidement identifiée.
« Votre fonction de recherche est exceptionnelle. Les utilisateurs ont besoin de trouver très facilement des informations très précises : il suffit de saisir ce dont on a besoin dans le champ de recherche unique pour obtenir le résultat immédiatement. » »
Nicole Butler, vice-présidente exécutive de l’AWPA
L’accessibilité a été pensée en fonction des réalités du travail sur le terrain. La plateforme s’adapte parfaitement aux appareils mobiles et s’affiche automatiquement sur n’importe quel écran, de sorte qu’un inspecteur utilisant un iPad bénéficie de la même expérience qu’une personne travaillant depuis un ordinateur de bureau.
L’utilisation hors ligne a été prise en compte. Pour les sites ne disposant d’aucune connexion Internet, le téléchargement chapitre par chapitre permet de consulter hors ligne les contenus les plus importants.
Protection de la propriété intellectuelle renforcée. Les organismes de services documentaires (SDO) s’inquiètent souvent du risque de violation de la propriété intellectuelle lorsqu’ils passent à la diffusion numérique. Le contenu est diffusé en streaming plutôt que stocké localement, ce qui protège la propriété intellectuelle de la Library sans pour autant limiter les possibilités d’utilisation par les adhérents.
Personnalisation activée. Chaque membre peut personnaliser son expérience grâce à différents outils qui transforment une référence partagée en un document de travail adapté à la manière de penser de chacun.
Les normes sont identifiées par un code couleur afin de distinguer les exigences normatives des recommandations, ce qui permet de percevoir d’un seul coup d’œil l’importance d’une clause donnée. Des renvois internes relient directement les normes connexes, avec des contrôles d’accès respectant les limites de l’abonnement.
Outre la fonction de recherche, la clarté visuelle de la plateforme a fait forte impression. Une interface moderne et intuitive n’est pas une simple question d’esthétique : c’est ce qui incite les membres à rester suffisamment longtemps sur la plateforme pour en tirer pleinement parti, et ce qui transforme les utilisateurs individuels en ambassadeurs qui la recommandent à leurs pairs. Des fonctionnalités telles que les commentaires intégrés et le partage en groupe, une fois que les membres les ont découvertes, ajoutent une dimension de collaboration qu’un livre physique ne peut tout simplement pas offrir. Les normes qui étaient autrefois consultées de manière isolée peuvent désormais être discutées, annotées et partagées au sein des équipes, ce qui transforme la manière dont les connaissances circulent réellement au sein d’une organisation.
« La façon dont elle [la plateforme GMB] est conçue, la présentation à l’écran, rend son utilisation incroyablement simple pour les utilisateurs. Et je pense qu’on ne soulignera jamais assez à quel point c’est important. Par exemple, si vous consultez un site web en tant qu’internaute lambda et que vous avez du mal à vous y repérer, que vous ne parvenez pas à lire les articles ou que vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, vous allez quitter la page. Vous allez aller voir ailleurs. »
Nicole Butler, vice-présidente exécutive de l’AWPA
L’analyse de données est devenue l’analyse commerciale
L’un des principaux atouts pour les dirigeants des organismes de normalisation réside dans les analyses granulaires offertes par la plateforme. L’AWPA dispose désormais d’une plateforme qui suit l’engagement jusqu’au niveau du paragraphe, indiquant ainsi précisément à la direction quelles normes sont consultées, par qui et pendant combien de temps. Ce type de visibilité transforme une activité d’édition en un outil d’analyse capable d’orienter la manière dont les normes seront rédigées, hiérarchisées et promues lors des prochains cycles. Cela permet aux responsables des ventes, des opérations et des comités de prendre des décisions fondées sur des données concernant l’élaboration future des normes, les niveaux de tarification et les stratégies promotionnelles.
Transformer les coûts cachés en un levier de croissance
Chaque année, l’AWPA consacrait d’énormes efforts à la mise à jour de toutes les normes relatives à l’utilisation des bibliothèques. Ce processus mobilisait beaucoup de temps et de ressources. Désormais, ce temps peut être réaffecté à d’autres priorités. La solution GMB aide l’ensemble de l’organisation à mieux servir ses membres et à soutenir son équipe.
