Comprender la crisis del acceso a las normas
La encuesta bianual del IFAN – International Federation of Standards Users identifica los desafíos críticos a los que se enfrentan las organizaciones que dependen de las normas: barreras de accesibilidad, problemas de usabilidad, dificultades de integración y la necesidad de tecnologías emergentes como las normas SMART. El resumen ejecutivo de la encuesta revela seis puntos débiles clave que afectan a los usuarios de normas en todo el mundo.
Las seis carencias críticas:
- Accesibilidad y capacidad de búsqueda: los usuarios tienen dificultades para encontrar y acceder a las normas adecuadas
- Barreras de coste: los altos costes crean obstáculos, especialmente para las PYMES
- Usabilidad: las normas deben ser más fáciles de entender y aplicar
- Relevancia en tiempo real: confusión sobre qué edición se aplica y riesgos de información obsoleta
- Conocimientos basados en datos: la analítica limitada impide la optimización basada en el comportamiento real del usuario
- Frustraciones con la gestión de derechos digitales (DRM): la gestión restrictiva de derechos digitales dificulta la colaboración
Estos no son problemas abstractos. Para las organizaciones en campos técnicos como la ingeniería eléctrica, donde el cumplimiento de las normas es literalmente una cuestión de vida o muerte, estas carencias representan fricciones operativas diarias, riesgos de cumplimiento y desventajas competitivas.
Cuando la plataforma murió: el momento catalizador de electrosuisse
Electrosuisse, la principal asociación suiza de normas de ingeniería e instalación eléctrica, se encontró en esta encrucijada hace tres años. Como recuerda Silvan, su jefe de proyecto de formación continua: “Ya llevábamos unos tres años pensando en ello… entonces el proveedor existente dijo que se retiraba del área de negocio. La decisión fue clara: teníamos que cambiar”.
Pero no se trataba solo de sustituir a un proveedor. Electrosuisse publica la NIN (Niederspannungsinstallationsnorm), la norma de instalación de baja tensión que Silvan describe como “la Biblia para los instaladores eléctricos, los técnicos de servicio, todo aquel que entra en contacto con la electricidad”. Con más de 1.000 páginas de especificaciones técnicas que los profesionales consultan a diario, no podía haber más en juego.
Su plataforma anterior, aunque familiar, estaba alcanzando límites difíciles: “La principal crítica a la antigua plataforma era que ya no podíamos añadir nuevas funciones. Dijeron que programar funciones después era relativamente difícil debido a esto. Al principio de un proyecto, normalmente todavía no se conoce el objetivo final”.
¿Le resulta familiar? Esta es precisamente la parálisis de la innovación identificada en las conclusiones sobre usabilidad de la encuesta del IFAN.
La selección: por qué ganó Get More Brain
Silvan evaluó entre 4 y 5 proveedores potenciales, realizando entrevistas y comparando características, costes y capacidades. Pero un factor hizo que Get More Brain destacara de inmediato:
“La razón principal por la que elegimos Get More Brain es que la plataforma ya existía. No tuvimos que desarrollar un nuevo frontend desde cero. Teníamos una plataforma real existente. Solo tuvimos que llenarla de contenido”.
La primera demostración con Thomas Gabathuler, CEO y fundador de Get More Brain, selló el acuerdo: “Tomó contenido de nuestra plataforma existente, lo copió en directo y nos mostró inmediatamente cómo se vería en la nueva plataforma Get More Brain. Eso fue sin duda muy positivo y decisivo. Ves que la plataforma funciona, ves los resultados inmediatamente”.
Esto no eran promesas vacías, era una prueba.
Abordar las seis carencias: solución por solución
1. Accesibilidad y capacidad de búsqueda: de la frustración al descubrimiento instantáneo
La encuesta del IFAN destaca la búsqueda como un punto débil fundamental. En Electrosuisse, esta se convirtió en la función más utilizada de la noche a la mañana.
“La función de búsqueda es realmente la más utilizada por los clientes”, explica Silvan. “Buscan un término o quieren buscar algo en un panel, luego introducen el término de búsqueda. Esa es sin duda la función más frecuente y utilizada, pero también la más importante”.
Pero va más allá. El filtrado avanzado de Get More Brain convierte una simple búsqueda en una navegación de precisión: “Cuando introduzco ‘enchufe’, puedo filtrar y decir: ‘Oye, muéstrame solo los extractos del capítulo 3 o del capítulo 4 donde aparece la palabra enchufe’. Eso es sin duda algo de lo que realmente puedo beneficiarme”.
Para un documento técnico de más de 1.000 páginas, esto transforma horas de búsqueda manual en segundos de resultados específicos.
2. Barreras de coste: modelos flexibles más allá de las licencias tradicionales
Si bien los modelos de licencias digitales permiten estructuras de precios más flexibles que la impresión tradicional, la verdadera ventaja de coste proviene de las ganancias de eficiencia. Cuando los técnicos pueden encontrar respuestas en segundos en lugar de minutos, cuando pueden acceder a las normas en dispositivos móviles en los lugares de trabajo, cuando pueden colaborar sin imprimir varias copias, el ROI se vuelve medible en tiempo ahorrado y errores reducidos.
3. Usabilidad: Mobile-First para el campo
“Un punto importante adicional fue el enfoque Mobile-First”, enfatiza Silvan. “Cuando inicié sesión por primera vez, hace aproximadamente un año y medio, con mi teléfono inteligente, esa fue sin duda también una experiencia positiva importante desde el principio”.
Esta no es una característica deseable. Los instaladores eléctricos trabajan en lugares de trabajo, en instalaciones industriales, en condiciones en las que cargar con manuales impresos es poco práctico. Mobile-First significa normas en el punto de necesidad.
La estructura Bitmark® añade otra capa de usabilidad: “Tienes estos bits, luego puedes hacer varias cosas con el contenido: enviarlo por chat o guardarlo en el cuaderno, lo que sea. Esa es sin duda también una gran función”.
4. Relevancia en tiempo real: Streaming de la última versión
Con normas que se actualizan cada cinco años y modificaciones provisionales, saber que se está trabajando con la versión actual es fundamental. La entrega basada en streaming de Get More Brain garantiza que los usuarios siempre accedan a la información más actual, eliminando la peligrosa brecha entre la publicación y las copias locales obsoletas.
5. Conocimientos basados en datos: comprender el uso real
Silvan está ansioso por la siguiente fase: “Lo que sería interesante para nosotros, actualmente no hemos instalado el seguimiento de usuarios todavía, sería saber cuántos lo usan en el móvil, cuántos por teléfono, cuántos en la pantalla. Estos cambios sin duda serían medibles ahora”.
Esta capacidad analítica, identificada como crucial en la encuesta del IFAN, permite a Electrosuisse optimizar el contenido en función del comportamiento real en lugar de las suposiciones, completando el ciclo de retroalimentación que impulsa la mejora continua.
6. DRM que permite, no restringe: el avance de la colaboración
La función My Workspace aborda la frustración del DRM de frente: “My Workspace, donde los clientes pueden cargar documentos que pueden editar ellos mismos, ese es realmente un beneficio notable que hemos tenido desde el principio”.
En lugar de bloquear el contenido con DRM restrictivo, Get More Brain permite la funcionalidad colaborativa al tiempo que evita el intercambio ilegal. Los ingenieros pueden anotar, compartir interpretaciones a través del chat y construir sus propias bibliotecas de referencia, transformando documentos estáticos en recursos vivos accesibles para el equipo.
El desafío de la integración: APIs que realmente funcionan
La encuesta del IFAN identifica la integración como un desafío crítico. Para Electrosuisse, con sistemas ERP complejos y múltiples vías de incorporación de clientes, esta era su mayor preocupación.
“Donde teníamos el mayor respeto eran las interfaces con el ERP, con las licencias, la conexión con el cliente, la incorporación, etc. Estábamos muy preocupados por eso”, admite Silvan. “Pero realmente funcionó muy bien… Las conexiones son muy estables. No esperábamos eso”.
Las integraciones SSO con los principales clientes corporativos, potencialmente el desafío técnico más complejo, resultaron ser notablemente fluidas: “Queríamos construir una interfaz adicional. Con muy pocas excepciones, funciona muy bien y sin problemas”.
El elemento humano: la gestión del cambio en acción
No toda transformación es puramente técnica. Electrosuisse se enfrentó al desafío humano identificado en toda transformación digital: la resistencia al cambio.
“Al principio, la interfaz no era tan fácil de usar todavía”, señala Silvan con honestidad. “Tuvimos relativamente muchos comentarios negativos de los clientes. Pero hay que tener en cuenta que en la industria eléctrica, muchas personas son menos expertas en informática. Y el segundo factor es humano: los humanos son criaturas de hábitos”.
Su perspectiva, obtenida de su supervisor que vivió décadas de cambios de formato (disquete, memoria USB, CD, cambios de plataforma), es esclarecedora: “En realidad, siempre fue lo mismo. Al principio hubo incomprensión… Mientras tanto, la gente se ha acostumbrado. Para finales de año, estoy convencido de que será muy bien aceptado”.
Este reconocimiento honesto de la fricción de la adopción, y la confianza en el éxito final, refleja un pensamiento maduro de gestión del cambio.
El veredicto: de 8/10 a 10/10
Cuando se le pide que califique a Get More Brain en una escala del 1 al 10, Silvan le da un 8 actualmente, con un camino claro hacia el 10: “Si los elementos pendientes se resuelven para otoño o fin de año, será un 10”.
¿Sus adjetivos para describir Get More Brain? “Moderno, visionario, innovador, fiable”.
Lo más revelador es que señala la sensación de haber tomado la decisión correcta: “Desde el principio, en realidad. Debido a la plataforma que ya existía. Nunca dudé de que esta fuera la decisión correcta… El desarrollo está garantizado. Ese es el punto”.
La lección más amplia: resolver el acceso a las normas a escala
La historia de Electrosuisse valida lo que revela la encuesta del IFAN: el desafío del acceso a las normas tiene solución, pero solo con una tecnología creada específicamente que aborde simultáneamente las seis áreas problemáticas.
Su éxito demuestra que:
- La búsqueda debe ser inteligente, no solo la coincidencia de palabras clave
- El móvil no es opcional para los profesionales de campo
- Los desafíos de la integración son reales, pero superables con APIs adecuadas
- La adopción por parte del usuario requiere paciencia y una buena gestión del cambio
- Las plataformas deben evolucionar: el bloqueo a soluciones estáticas es una sentencia de muerte
- Las funciones de colaboración importan más que el DRM restrictivo
Como resume Silvan: “Get More Brain es una plataforma de aprendizaje o un entorno de aprendizaje donde se pueden presentar y combinar varios contenidos y, quizás lo más importante, de forma interactiva, que se promueva la interactividad”.
Desde manuales impresos gruesos como la Biblia hasta plataformas digitales interactivas, con capacidad de búsqueda y colaboración: así es como evoluciona el acceso a las normas para satisfacer las necesidades del siglo XXI.
La encuesta del IFAN identificó los problemas. El viaje de Electrosuisse demuestra que las soluciones funcionan.
Para las organizaciones que evalúan plataformas de entrega de normas, el caso práctico de Electrosuisse proporciona una hoja de ruta: priorizar las plataformas existentes sobre el desarrollo personalizado, exigir capacidades de integración sólidas, insistir en un diseño Mobile-First y asociarse con proveedores que demuestren una innovación continua. La alternativa, la obsolescencia de la plataforma y el bloqueo del proveedor, es demasiado costosa para aceptarla.
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